Stand: 29. Oktober 2026
Diese Hinweise betreffen unsere Website happe-betreuungen.de, die Terminbuchung unter wolke.happe-betreuungen.de und die damit verbundene Kommunikation. Über die Verarbeitung von Daten im Rahmen einer konkreten rechtlichen Betreuung informieren wir die betroffenen Personen gesondert.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Knut Happe · Happe-Betreuungen
Eschenweg 3
71154 Nufringen
Telefon: +49 7032 784337
E-Mail: info@happe-betreuungen.de
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an diese Kontaktdaten wenden.
2. Ihre Rechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Widerspruch: Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Bei Direktwerbung gilt das Widerspruchsrecht ohne diese Einschränkung (Art. 21 DSGVO).
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unser Büro ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig: Kontakt und Beschwerdemöglichkeiten.
3. Website, Hosting und technische Protokolle
Unsere WordPress-Website wird bei der webhostone GmbH, Rheinvogtstraße 17, 79713 Bad Säckingen, bereitgestellt. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserinformationen und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. Dies dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb.
webhostone nennt für seine Standardprotokolle eine Aufbewahrung von zehn Tagen und gekürzte beziehungsweise anonymisierte IP-Adressen. Das ist von einer gesonderten, anlassbezogenen Sicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls zu unterscheiden. Weitere Informationen: Loginformationen bei webhostone.
Die Website und die Terminbuchung sind über HTTPS erreichbar. Die Transportverschlüsselung schützt die Übertragung; sie ersetzt nicht den vertraulichen Umgang mit Inhalten auf den beteiligten Endgeräten. Für Betrieb, Wiederherstellung und Sicherheit werden auch Datensicherungen verwendet. Zugriff erhalten nur hierzu berechtigte Personen und eingesetzte technische Dienstleister im erforderlichen Umfang.
4. Cookies und Einwilligungsverwaltung
Für unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe auf Ihrem Endgerät gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Für andere Speicherungen oder Zugriffe ist grundsätzlich Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO.
Wir verwenden Real Cookie Banner von devowl.io zur Verwaltung und Dokumentation Ihrer Auswahl. Dabei werden eine Kennung, die gewählten Dienste, der Zeitpunkt und technische Angaben zur Einwilligung gespeichert. Die Dokumentation erfolgt in unserer WordPress-Installation. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Nachweispflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die funktionsfähige Verwaltung Ihrer Auswahl. Anbieterinformationen: Datenverarbeitung durch Real Cookie Banner.
Die einzelnen Dienste und Cookie-Laufzeiten werden in den Privatsphäre-Einstellungen erläutert. Dort können Sie Ihre Auswahl ändern oder widerrufen. Sie erreichen diese Funktionen über das Menü „Privatsphäre“. Die Auswahl auf der WordPress-Website gilt nicht automatisch für externe Dienste oder die gesonderte Nextcloud-Buchungsseite.
5. Kontakt per E-Mail, Telefon, Post oder WhatsApp
Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten und die von Ihnen mitgeteilten Inhalte, um Ihre Anfrage zu beantworten und die weitere Kommunikation zu organisieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag mit Ihnen oder entsprechende vorvertragliche Schritte geht; andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Gesetzlich erforderliche Verarbeitungen richten sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten ist zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO erforderlich.
Wenn Sie die Mailbox nutzen, werden Ihre Rufnummer, soweit übermittelt, und Ihre Nachricht zur Bearbeitung des Anliegens verarbeitet. Bitte nennen Sie nur die hierfür erforderlichen Angaben. Stimmen Sie die Übermittlung von Gesundheitsdaten, Unterlagen oder vertraulichen Angaben über andere Personen vorher mit uns ab.
Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet WhatsApp Ireland Limited zusätzlich insbesondere Konto-, Geräte- und Verbindungsdaten nach den eigenen Bedingungen. Die Verschlüsselung persönlicher Nachrichten verhindert nicht die Verarbeitung dieser Metadaten. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; Sie können stattdessen telefonisch oder per Post Kontakt aufnehmen. Weitere Informationen: WhatsApp-Datenschutzhinweise. Eine Weitergabe vertraulicher Betreuungsunterlagen über WhatsApp sollte nicht ohne vorherige Abstimmung erfolgen.
6. Terminbuchung mit Nextcloud Appointments
Die Terminbuchung erfolgt über Nextcloud Appointments auf unserer selbst betriebenen Nextcloud-Instanz unter wolke.happe-betreuungen.de. Auf der Homepage ist das Formular verlinkt. Die Verarbeitung im Buchungsformular beginnt beim Aufruf dieser gesonderten Seite.
Verarbeitet werden der gewünschte Termin, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die angegebene Telefonnummer, die gewählte Terminart und ein optionales Stichwort zum Anliegen. Hinzu kommen technisch erforderliche Verbindungsdaten sowie der Buchungs- und Bestätigungsstatus. Die Angaben dienen der Terminorganisation, der Prüfung freier Zeiten, der Kontaktaufnahme und der Zuordnung Ihrer Buchung. Der Termin wird im Kalender des Büros gespeichert. Für die Verfügbarkeitsprüfung werden Kalenderbelegungen berücksichtigt; andere Besucher erhalten dadurch keinen Einblick in die Inhalte Ihrer Termine.
Über die angegebene E-Mail-Adresse erhalten Sie Buchungs- und Bestätigungsnachrichten sowie gegebenenfalls Erinnerungen, Änderungs- oder Absageinformationen. Unbestätigte Buchungen werden nach der derzeitigen Einstellung nach zwei Stunden automatisch abgesagt; dies bedeutet nicht automatisch die sofortige Löschung sämtlicher zugehöriger Protokoll- oder Kalenderdaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Buchung einem Vertrag mit Ihnen oder dessen Anbahnung dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Organisation der von Ihnen gewünschten Kontaktaufnahme. Die Online-Buchung ist freiwillig; alternativ können Sie telefonisch einen Termin vereinbaren. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben ist eine Online-Buchung nicht möglich. Bitte tragen Sie in das Freitextfeld keine Diagnosen, Kontodaten oder vertraulichen Informationen über betreute oder andere Personen ein.
Spam- und Botschutz durch hCaptcha
Auf der Nextcloud-Buchungsseite wird hCaptcha von Intuition Machines, Inc. (USA) eingesetzt. Die Einbindung wird bereits beim Laden des Formulars aktiv. Zur Unterscheidung menschlicher Eingaben von automatisiertem Missbrauch werden unter anderem IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Interaktionsdaten verarbeitet. Daten werden dabei an den Anbieter übermittelt; eine Verarbeitung in den USA ist möglich.
Die Verarbeitung zur Missbrauchsabwehr stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit dabei Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist zusätzlich § 25 TDDDG zu beachten; die Ausnahme von der Einwilligungspflicht betrifft nur unbedingt erforderliche Vorgänge. Der Anbieter verweist für internationale Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln in seinen Datenschutzvereinbarungen. Informationen zu Datenverarbeitung, Speicherkriterien und Betroffenenrechten: hCaptcha-Datenschutz. Sie können die Online-Buchung vermeiden und Ihren Termin telefonisch vereinbaren.
7. Microsoft Teams, Telefon- und Präsenztermine
Sie können einen Telefon- oder Videotermin (Microsoft Teams) mit 15 Minuten oder einen Präsenztermin mit 45 Minuten buchen. Im Betreuerbüro findet kein Publikumsverkehr statt. Persönliche Termine werden ausschließlich an Ihrem Aufenthaltsort durchgeführt. Bei einem Telefontermin verwenden wir die angegebene Rufnummer für den vereinbarten Rückruf. Für Präsenztermine werden die Buchungsdaten zur Terminorganisation verwendet.
Bei Teams-Terminen verarbeitet Microsoft insbesondere Anzeigenamen und gegebenenfalls Kontaktdaten, Verbindungs- und Gerätedaten sowie die von Ihnen freigegebenen Audio-, Video-, Chat- und Bildschirminhalte. Empfänger sind die Besprechungsteilnehmer und Microsoft als technischer Dienstleister. Microsoft Ireland Operations Limited und verbundene Unternehmen, insbesondere die Microsoft Corporation in den USA, können an der Verarbeitung beteiligt sein. Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzhinweise.
Die Organisation des Gesprächs beruht auf den unter „Kontakt“ genannten Rechtsgrundlagen. Die freiwillige Nutzung des Videokanals erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alternativ stehen Telefon- und Präsenztermine zur Verfügung. Für vertrauliche Inhalte und besondere Kategorien personenbezogener Daten ist die Zulässigkeit im jeweiligen Einzelfall gesondert sicherzustellen.
Aufzeichnung und Transkription
Teams-Gespräche können zur vereinbarten Gesprächsdokumentation aufgezeichnet oder transkribiert werden, jedoch nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung aller Beteiligten. Die Buchung eines Termins oder das Betreten der Besprechung allein stellt keine Zustimmung zur Aufzeichnung dar. Vor Beginn werden Zweck, Umfang, Zugriffsberechtigte und die vorgesehene Aufbewahrung erläutert. Eine Teilnahme ohne Aufzeichnung ist möglich.
Rechtsgrundlage ist die gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, zusätzlich die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft möglich. Die Aufzeichnung wird am selben Tag gelöscht, nachdem aus dem Transkript eine Aktennotiz erstellt wurde. Die Aktennotiz bleibt Bestandteil der Betreuungsakte und unterliegt den hierfür geltenden Aufbewahrungsregeln. Transkripte werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für den vereinbarten Dokumentationszweck erforderlich sind. Eine darüber hinausgehende KI-Auswertung ist nicht von der bloßen Zustimmung zur Aufzeichnung umfasst und bedarf einer gesonderten Prüfung und Information.
8. Blog, Kommentare und Benachrichtigungen
Bei Kommentaren verarbeiten wir den Kommentartext, Namen beziehungsweise Anzeigenamen, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Website-Adresse sowie technische Angaben wie IP-Adresse und Zeitpunkt. Veröffentlichte Kommentare sind mit dem gewählten Namen öffentlich sichtbar; die E-Mail-Adresse wird nicht als Teil des Kommentars veröffentlicht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den von Ihnen veranlassten Meinungsaustausch und die Moderation. Kommentare bleiben grundsätzlich beim zugehörigen Beitrag, solange sie für diesen Austausch relevant sind; Ihre gesetzlichen Rechte bleiben unberührt.
Die optionale Speicherung Ihrer Kommentardaten im Browser erleichtert weitere Kommentare und erfolgt mit Ihrer Einwilligung. Benachrichtigungen über neue Kommentare oder Beiträge können Sie freiwillig abonnieren. Dafür werden Ihre E-Mail-Adresse und die Abonnementdaten über WordPress/Jetpack verarbeitet. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Abmeldung ist über die Hinweise beziehungsweise den Abmeldelink in den Nachrichten möglich.
Akismet, Jetpack und weitere WordPress-Dienste
Akismet prüft Kommentare auf Spam. Hierfür werden Kommentar- und Kontaktdaten sowie technische Begleitdaten an Automattic übermittelt. Die Spamabwehr dient unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und nutzbaren Kommentarbereich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für zusätzliche einwilligungspflichtige Zugriffe und Übermittlungen ist Ihre Auswahl im Cookie Banner maßgeblich. Anbieterhinweise: Akismet-Datenschutz und Automattic-Hinweise für Website-Besucher.
Jetpack Stats dient der statistischen Auswertung von Seitenaufrufen und Interaktionen. Dabei können IP-Adresse, aufgerufene und verweisende Adresse, Zeitpunkt, Browser- und Länderinformationen sowie bei angemeldeten WordPress.com-Nutzern Kontokennungen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage für die optionale Analyse ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. Automattic nennt für die personenbezogenen Stats-Protokolle eine Aufbewahrung von 28 Tagen. Weitere Angaben zu Jetpack Stats.
Weitere konfigurierte WordPress-Funktionen betreffen Jetpack-Benachrichtigungen, Gravatar-Profilbilder und Emoji-Grafiken. Beim Abruf externer Ressourcen werden insbesondere IP-Adresse und Browserdaten an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Bei Gravatar kann zur Zuordnung eines Profilbilds außerdem ein aus der E-Mail-Adresse abgeleiteter Hash verarbeitet werden. Technische Ressourcen von WordPress/Automattic können über Domains wie s0.wp.com geladen werden. Optionale Funktionen richten sich nach Ihrer Einwilligung; technisch erforderliche Bereitstellung und Verwaltung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anbieterinformationen: Automattic-Datenschutz.
Google-Dienste in der Einwilligungsverwaltung
In der Einwilligungsverwaltung sind Google Fonts und Google reCAPTCHA hinterlegt. Soweit diese Funktionen auf einer Seite eingebunden und von Ihnen freigegeben werden, dient Google Fonts der Bereitstellung von Schriftarten und reCAPTCHA der Erkennung automatisierter Eingaben. Dabei können IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten sowie bei reCAPTCHA Interaktionsdaten an Google Ireland Limited übermittelt werden. Eine Verknüpfung mit einem Google-Konto und eine Verarbeitung in Drittländern sind möglich. Grundlage für die optionale Einbindung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, bei entsprechenden Endgerätezugriffen, § 25 Abs. 1 TDDDG. Google-Datenschutzhinweise. In der Nextcloud-Terminbuchung wird hCaptcha eingesetzt, nicht Google reCAPTCHA.
9. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR
Im notwendigen Umfang erhalten die jeweils genannten Hosting-, Kommunikations- und Softwaredienstleister Daten. Je nach Dienst handeln sie als Auftragsverarbeiter oder verarbeiten Daten für eigene Zwecke. Bei Diensten von Microsoft, Automattic, Google, WhatsApp und Intuition Machines ist eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, möglich.
Für solche Übermittlungen gelten zusätzlich die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. In Betracht kommen ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss für den jeweiligen Empfänger oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Maßnahmen. Ein Sitz in den USA allein bedeutet weder automatisch einen zulässigen noch einen unzulässigen Transfer. Auskünfte über die für eine konkrete Verarbeitung geltenden Garantien können Sie über unsere oben genannten Kontaktdaten anfordern. Weitere Angaben finden Sie in den verlinkten Anbieterinformationen.
10. Speicherdauer
Maßgeblich sind der jeweilige Zweck, bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Nachweise. Anfragen und Buchungsdaten werden gelöscht, sobald sie für Bearbeitung, Terminorganisation und gegebenenfalls notwendige Dokumentation nicht mehr erforderlich sind. Soweit Inhalte Bestandteil einer Betreuungsakte oder anderer aufbewahrungspflichtiger Unterlagen werden, gelten die dafür maßgeblichen Fristen. Einwilligungsnachweise werden im erforderlichen Umfang für den Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung aufbewahrt. Gesicherte Kopien werden im Rahmen der Sicherungszyklen überschrieben. Die vorstehend ausdrücklich genannten Anbieterfristen gelten nur für die jeweils beschriebenen Daten.
Bei Fragen zu einer konkreten Speicherung oder einem Löschwunsch wenden Sie sich bitte an uns. Eine gesonderte Information für eine konkrete Betreuung, Besprechung oder Aufzeichnung kann diese allgemeinen Hinweise ergänzen.